Procedure oprichting besloten vennootschap (BV)

(let op: dit artikel dateert uit 2013 en is niet meer geheel actueel)

Procedure

Om tot de oprichting van een B.V. te komen dient een aantal formele, procedurele stappen genomen te worden.

De oprichting van een B.V. is in Nederland onderworpen aan het preventieve toezicht door het Ministerie van Justitie. Op grond van de wet is het slechts mogelijk een B.V. op te richten, nadat van het Ministerie van Justitie een verklaring van geen bezwaar is verkregen. De verklaring van geen bezwaar zal door de notaris bij het Ministerie van Justitie worden aangevraagd op basis van vragenlijst C die ik je donderdag a.s. zal geven. Vragenlijst C wordt gebruikt indien de oprichter/aandeelhouder of directeur een rechtspersoon is. Het onderzoek van het Ministerie van Justitie ziet op, met name, financieel economische of andere negatieve antecedenten van de oprichter(s)/aandeelhouder(s)/directeur(en) van B.V.'s. Indien deze niet worden aangetroffen zal het Ministerie van Justitie de verklaring van geen bezwaar afgeven. De behandelingstermijn van het Ministerie van Justitie bedraagt op het moment ongeveer 9 werkdagen.

Aangezien de volstorting van de uit te geven aandelen in contanten plaatsvindt, zal ten name van de B.V. in oprichting bij een bank binnen de Europese Unie een rekening dienen te worden geopend. Hoewel banken in de regel een uittreksel uit het handelsregister verlangen, waaruit blijkt dat de B.V. als 'B.V. in oprichting' is ingeschreven, is dit formeel niet nodig en dient de bank onder overlegging van de conceptoprichtingsakte en een geldig identiteitsbewijs over te gaan tot het openen van de rekening. Op deze rekening dient het bedrag van de stortingsplicht op de aandelen door de oprichter te worden voldaan onder vermelding van 'storting op aandelen'. De bank zal vervolgens aan de met de oprichting belaste notaris een zogenaamde bankverklaring als bedoeld in art. 2: 203a BW afgeven.

In de bankverklaring verklaart de bank ten name van de B.V. in oprichting een bankrekening aan te houden onder een bepaald nummer, dat deze rekening op een datum minder dan 5 maanden voor de oprichting een saldo aangaf dat ten minste gelijk is aan de stortingsplicht en dat de storting plaatsvond ten titel van storting op aandelen. Passeren akte van oprichting:

De oprichting van rechtspersonen dient op grond van de wet plaats te vinden bij notariële akte. De notariële akte omvat het volgende:
de oprichtingshandeling;
de statuten;
de benoeming van directeur(en).
Aan de akte worden gehecht de hiervoor gemelde verklaring van geen bezwaar van het Ministerie van Justitie en de bankverklaring. Het oprichten zal i.c. plaatsvinden op basis van een verstrekte volmacht. Zoals besproken zal ik als jouw gevolmachtigde optreden. De daartoe benodigde volmacht treft je bijgaand aan.

Nadat de B.V. is opgericht zal ik zorgdragen voor inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Ten aanzien van de B.V. worden onder meer de volgende gegevens ingeschreven: naam, vestigingsplaats, telefoonnummer en doel van de B.V., directeur( en) van de B.V., enig aandeelhouder van de B.V. (voorzover van toepassing).

Doel van inschrijving in het handelsregister is met name dat derden kennis kunnen nemen van de gegevens van jouw B.V. en haar directie, teneinde in het rechtsverkeer te kunnen beoordelen of een persoon die stelt op te treden namens een B.V. daartoe ook werkelijk bevoegd is.

Het is verboden een handelsnaam te gebruiken die al door een ander (bedrijf) rechtmatig wordt gevoerd ofwel een handelsnaam te gebruiken die maar heel weinig afwijkt van de handelsnaam van een ander. Dit verbod is alleen van toepassing als door het gebruik van (bijna) dezelfde handelsnaam bij het publiek verwarring kan ontstaan tussen de twee ondernemingen. Hierbij wordt dan onder andere in aanmerking genomen de aard van de ondernemingen en de plaats waar zij gevestigd zijn.

Zodra de B.V. door mij is ingeschreven in het handelsregister zal, na controle, het uittreksel van de Kamer van Koophandel alsmede een bekrachtigingsverklaring worden toegezonden. De bekrachtigingsverklaring heeft tot doel de bekrachtiging van handelingen die door jou vóór de oprichting ten name van de B.V. in oprichting zijn verricht. Na bekrachtiging vallen deze handelingen onder de verantwoordelijkheid van de B.V.

U dient te letten op de bijzondere periode die is gelegen tussen het moment van de oprichting van de B.V. en de eerste inschrijving van de B.V. bij de Kamer van Koophandel. Voor (rechts)handelingen die in die periode worden verricht ben je hoofdelijk verbonden naast de B.V..

Tot slot zal aangifte voor de kapitaalsbelasting plaatsvinden. Kapitaalsbelasting wordt geheven terzake van het bijeen brengen van in aandelen verdeeld kapitaal (B.V.'s en N.V.'s) en wordt berekend over het op de aandelen gestorte bedrag, in het geval van het voorbeeld €18.000,-.

Statuten

De statuten van de B.V. bevatten zoals je weet de regels waaraan de B.V., haar aandeelhouder( s) en directie gebonden zijn in hun vennootschappelijke verhouding met betrekking tot onder andere: kapitaal; doel; overdracht van aandelen; bestuur over de vennootschap etc. Zie in dat verband het voorbeeld: Voorbeeld Statuten. Dat voorbeeld bevat statuten, waarbij de overdracht van de aandelen, algeheel is geblokkeerd. Dit houdt in, dat, wanneer een aandeelhouder één of meer van zijn/haar aandelen wil overdragen, deze eerst te koop moeten worden aangeboden aan een medeaandeelhouder. Deze blokkeringsregeling maakt de B.V. een besloten vennootschap, aldus met een beperkte (besloten) kring van aandeelhouders.

© mr. F.J. Van Eeckhoutte, ICT/IE-advocaat, Heelsum
www.vaneeckhoutte.eu